Wir alle erhalten unzählige E-Mails. Von Managern bis hin zu ihren Mitarbeitern, Kollegen, Newslettern verschiedener Dienste, die Sie abonniert haben, und was nicht!
Das Durchforsten solch umfangreicher E-Mail-Daten ist Zeit- und Energieverschwendung. Warum nicht noch einmal überdenken, wie Sie Ihre E-Mails effektiv verwalten können.
Wussten Sie, dass Sie Ihre E-Mails mit ein paar einfachen Tricks planen können?
-
Entfernen Sie den Müll
Angenommen, Sie erhalten durchschnittlich einhundert E-Mails pro Tag, von denen nur die Hälfte wichtig ist und der Rest „ Müll‘. Falls Sie wiederholt mit Spam-/Junk-Mails konfrontiert werden, verwenden Sie Junk-Dateien, um den Großteil des Spams zu erfassen und ihn zweimal täglich zu scannen, um unerwünschte E-Mails zu entfernen. Dadurch werden dreißig Prozent des Mülls in Ihrem Posteingang reduziert.
Siehe auch: So verwenden Sie den „Abwesenheitsassistenten“ in Outlook 2016, 2013, 2010 und 365
-
Intelligente Ordner einrichten
Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, werden Sie feststellen, dass es sich bei einem Viertel der E-Mails um Sonderangebote, Rabattangebote, weitergeleitete Witze oder Werbebenachrichtigungen handelt . Im Grunde genommen E-Mail-Marketing-Sachen. Es handelt sich um einen Verkaufstrick, um mehr Kunden anzulocken. Priorisieren Sie Ihre E-Mails also in Unterkategorien, um den Posteingang organisiert zu halten. Im Notfall ist es einfacher, E-Mails herauszufinden oder mehrere E-Mails gleichzeitig zu löschen.
-
Alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren
E-Mail ist kein unmittelbares Kommunikationsmedium. Dafür nutzen wir Mobiltelefone und Instant Messaging. E-Mail eignet sich gut für Unternehmen, bei denen Sie keine sofortige Antwort benötigen. Lassen Sie also nicht zu, dass andere Ihre Arbeit behindern. E-Mail-Benachrichtigungen und Signaltöne unterbrechen Ihre Konzentration und lenken Sie möglicherweise von Besprechungen und Gesprächen ab. Schalten Sie die Vibration oder das akustische Klingeln des Telefons bei jeder neuen E-Mail aus.
-
Unerwünschte Werbe-E-Mails abbestellen
Sie würden niemals alle Werbe- und Verkaufsförderungs-E-Mails lesen wollen. Melden Sie sich von den unnötigen ab. Es ist ein einfacher und schneller Prozess. Um unerwünschte Newsletter abzubestellen, melden Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto an und suchen Sie in den Mailings, die Sie satt haben, nach „Abbestellen“. Überprüfen Sie die Suchergebnisse und entscheiden Sie, mit welcher E-Mail Sie fortfahren möchten. Sie können auch www.unroll.me besuchen und sich von den Newslettern abmelden, die Sie löschen möchten. Dadurch wird der Posteingang mit verschiedenen Kategorien und Ordnern organisiert.
-
Planen Sie Ihre Zeit zum Lesen und erneuten Lesen ein Auf E-Mails antworten
Wenn Sie eine Warnung oder Benachrichtigung erhalten, können Sie sich nicht mehr auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Die rechtzeitige Berücksichtigung Ihrer E-Mails wird Ihnen jedoch bei der dringenden Hilfe sowie bei der Pflege und Aktualisierung Ihres Terminkalenders helfen.
Sie können Ihre E-Mail für jeden Notfall auch verfassen, indem Sie Ihre Kontaktnummer aktualisieren und geeignete Angaben machen Zeit, Sie zu erreichen. Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung können Sie Ihre E-Mails auch jede Stunde zehn bis fünfzehn Minuten lang oder drei- bis viermal am Tag abrufen, beispielsweise morgens nachmittags und abends.
-
Sortieren von E-Mails nach Kategorie
Wenn Sie viele E-Mails zusammen erhalten, vergessen Sie möglicherweise, auf die wichtigen E-Mails zu achten, oder manchmal löschen Sie sie versehentlich, ohne sie zu lesen. Dies geschieht, wenn Sie alle E-Mails in Ihrem Posteingang erhalten und keine Ordner und Kategorien verfügbar sind, um die E-Mails in den entsprechenden Ordnern abzulegen. Wenn Sie Junk-E-Mails aus Ihrem Posteingang löschen, werden manchmal auch arbeitsbezogene E-Mails gelöscht. Sie können sie jedoch aus dem Papierkorb wiederherstellen, aber manchmal wissen Sie nicht, ob Sie das getan haben!
Jeder hat seine eigene Art, mit seinen Sachen umzugehen. Dies ist nur ein Vorschlag, wie Sie Ihre E-Mails effektiv verwalten und wie Sie ihn ganz einfach gestalten können. Sie können jedoch ein System finden, das für Sie funktioniert.
Lesen: 0
